Cómo organizar tus documentos con Evernote
Tener organizados todos nuestros documentos puede ser todo un reto. En este artículo te voy a enseñar cómo utilizar la aplicación Evernote para archivar y organizar tus documentos de manera fácil y eficiente.
La ventaja de los documentos electrónicos
Cambiar los documentos físicos por versiones electrónicas tiene numerosas ventajas. Aquí te menciono cuatro de ellas:
- Más orden: Olvídate de tener estantes y armarios llenos de papeles.
- Ahorro de tiempo: Encuentra cualquier documento en solo segundos.
- Mayor accesibilidad: Accede a tus documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Mayor protección: Evita que tus documentos se pierdan por accidente o por eventos como incendios o inundaciones.
¿Qué necesitas?
Para empezar a organizar tus documentos con Evernote, necesitarás los siguientes elementos:
- Celular: Un smartphone con una buena cámara.
- Evernote: La aplicación para guardar y organizar tus documentos.
Guardar tus documentos en Evernote
Una vez que tienes todos los elementos necesarios, puedes comenzar a escanear tus documentos y guardarlos en Evernote. Te recomiendo seguir estos pasos:
Paso 1: Crear una carpeta de almacenamiento
Crea una carpeta en Evernote donde guardarás todos los documentos escaneados. Cada escaneo se guardará como una nota en Evernote.
Paso 2: Nombra tus notas
Al guardar cada documento, dale un nombre descriptivo y puedes considerar añadir la fecha. Esto facilitará encontrar los documentos más adelante.
Paso 3: Utiliza etiquetas
Añade etiquetas a cada nota para clasificar los documentos en categorías como tipo de documento. Esto te ayudará a encontrar los documentos más rápidamente.
Creando el hábito de organizar tus documentos
No basta con tener las herramientas adecuadas, también es importante desarrollar el hábito de seguir este método de organización. Recuerda seguir estas reglas:
- Tener un correo físico: Designa un lugar físico donde colocar todos los documentos que llegan a tu hogar.
- Establecer un tiempo para limpiar el correo: Asigna un día en tu calendario para organizar, escanear y archivar tus documentos. Procura hacerlo de forma regular.
- Mantén tu correo en cero: El objetivo es vaciar completamente tu bandeja de documentos físicos y asegurarte de tener una copia electrónica en Evernote.
Recuerda que Evernote no es la única aplicación disponible para organizar tus documentos electrónicos, pero es una opción que he probado y recomiendo. Si conoces otras aplicaciones, déjame tus recomendaciones en los comentarios.
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