7 Consejos para una eficiente gestión del tiempo
Todos alguna vez hemos sentido que nos falta tiempo para cumplir con lo que queremos hacer, pero la mayoría de las veces no es tiempo lo que nos falta, nos falta organización. El día tiene 24 horas para todos, incluso para personas como Elon Musk y Bill Gates, entre otros. De seguro alguna vez te hayas preguntado cómo hacen estas personas para ser tan exitosas. La respuesta es sencilla: administran su tiempo de forma correcta. En este artículo, te presentaremos 7 consejos para una buena y eficiente gestión de tu tiempo para que puedas cumplir todas tus actividades diarias, lograr metas y ser más productivo.
Averigua en qué pierdes el tiempo
Comencemos con un punto muy importante: para poder organizarte, necesitas saber en qué destinas tu tiempo. Anota cuáles son tus actividades diarias y tu rutina. Esto te ayudará a reconocer cuáles son aquellas cosas poco importantes a las que le dedicas tiempo y así evitarlas. Destina tu tiempo en actividades más productivas.
Veamos el caso de Julia. Ella trabaja 8 horas al día de lunes a viernes en una tienda de ropa. Su día empieza a las 8 de la mañana cuando suena su despertador. Lo primero que hace al levantarse es mirar sus redes sociales, a las que destina 30 minutos antes de levantarse. Al dirigirse a su trabajo en el transporte público, también mira las redes de sus amigos, deja un me gusta por allí y comenta la publicación de su amiga Marta. Hasta que llega a su empleo. Su jornada finaliza y cuando llega a casa y prende la televisión, ve series o programas de entretenimiento hasta acostarse a dormir.
Con el tiempo, empezó a darse cuenta de que el tiempo no le alcanzaba para nada. Llegaba del trabajo, miraba un poco de televisión y se acostaba para el día siguiente repetir la misma rutina. Fue así que decidió hacer una lista de las cosas que hacía en el día, por más pequeñas que estas actividades fueran. Gracias a esta lista, descubrió que destinaba más de 5 horas diarias a las redes sociales y a la televisión. Al ver de la forma que estaba perdiendo el tiempo, decidió cambiar sus hábitos. Limitándose a ver televisión y chequear sus redes tan solo una hora al día.
Durante el resto de las horas libres, decidió realizar cosas productivas que le aporten valor. Se inscribió en el gimnasio, al cual acude al salir de su trabajo. Incluso, se anotó a clases de inglés a las cuales asiste tres veces a la semana y se compró un libro para leer mientras se dirige a su trabajo. Gracias a anotar las actividades que realizaba del día, Julia fue capaz de visualizar en qué perdía su tiempo para así organizarse mejor y aprovechar su tiempo.
Crea rutinas y cumple con ellas
Desde que somos pequeños, nos enseñan a establecer rutinas que nos permitan organizarnos y saber que en determinado momento del día vamos a realizar una tarea en específico. La repetición de una acción, así como se convierte en un hábito, nos otorga previsibilidad y entrenamiento, dos de los ingredientes claves para alcanzar metas cada vez más altas. Crear rutinas diarias hará que te acostumbres a estas actividades, por lo que con la práctica, las realizarás casi en piloto automático y cada vez en menor tiempo.
La idea no es que te limites a hacer siempre lo mismo, sino que la rutina te ayude a ser más productivo, organizando lo que tienes sin dejar de incorporar nuevos desafíos que, con constancia, se convertirán en nuevos hábitos. Un primer paso para ello es destinar 30 minutos de tus mañanas a crear tu plan diario. Con esto, podrás organizar tus prioridades y la lista de tareas que debes cumplir en el día. Destina un tiempo estimado a cada actividad y deja un margen para cualquier imprevisto que pueda surgir entre una tarea y otra. Así, tu agenda estará siempre organizada y no te privarás de nada.
Anota tus tareas
El tercer consejo para una excelente gestión de tu tiempo es anotar las tareas que tienes pendientes. Si dejas que tu memoria se encargue de todo, no dejarás espacio para que surja la creatividad. Al llevarlo todo de memoria, producirás un efecto de cansancio. Nuestro cerebro estará trabajando demasiado. El exceso de pensamiento muchas veces no nos permite avanzar y quedamos estancados más tiempo del innecesario. Empieza anotando tus ideas por un lado y tus tareas por otro. Así puedes otorgarle un orden de prioridad a aquello con lo que tienes que cumplir.
Es importante que, con el paso del tiempo, vayas notando cuál es el momento del día en el que eres más productivo. Algunas personas son más productivas por la mañana, otras por la tarde, mientras que otras por la noche. Una vez identifiques cuál es tu horario ideal, podrás dejar aquellos trabajos que requieren tu concentración y creatividad para el momento del día en el que eres más productivo. Esto te permitirá realizar estas tareas de mejor manera e incluso más rápido. Administrar y focalizar tu energía es una de las mejores formas de ahorrar tiempo.
Aprende a delegar
Hacer muchas cosas probablemente no haga que tengas el mejor rendimiento en ellas. En cambio, delegar tareas te hará obtener mejores resultados en menos tiempo. Marcos es un gran ejemplo de ello. Él tiene un pequeño negocio y siempre se encargó de todo: trata con los proveedores, controla la mercancía, se encarga de la publicidad para atraer más clientes, e incluso de organizar su archivo de facturas y gastos mensuales. A Marcos no le dan las horas del día para realizar todo lo que tiene que hacer, e incluso varias tareas las realiza mal debido a su falta de conocimiento y el cansancio derivado de tantas tareas.
Además, su negocio está estancado. No logra atraer más clientes porque sus métodos de marketing no son tan novedosos y funcionales como piensa. Pero un día decidió contratar a una persona para que se encargue del marketing de su negocio. A partir de este momento, su negocio comenzó a crecer cada vez más, ya que las publicidades resultaban más atractivas y efectivas. Esto también le permitió a Marcos dedicar más energía en otras áreas necesarias en su negocio y llevarlas a cabo de mejor manera. Hoy, Marcos tiene una empresa con cinco empleados y gracias a que supo delegar tareas, tiene tiempo para ocuparse de su bienestar personal y que su negocio siga creciendo. Dicen que dos cabezas siempre piensan mejor, tal y como lo hizo Marcos. Confía y permite que te ayuden para poder enfocar tu tiempo en aquello que realmente no puedes delegar.
Mantén en orden tus espacios
El orden afuera te ordena por dentro. Tener un espacio y entorno ordenado hará que tu cabeza no se disperse y que no pierdas tiempo buscando cosas que no encuentras a simple vista. El desorden externo puede causarnos ansiedad al no saber por dónde empezar. Así que practica estos pasos de forma metódica para volverlo parte de tu rutina. Asignarle un lugar a cada cosa y guardarlo en el mismo lugar cuando termines de usarlo. Adquiere un archivador o lugar donde sepas que encontrarás todos tus papeles en orden.
Si ensucias algo, acostúmbrate a lavarlo en el momento o al final del día para poder empezar la mañana sin resolver cosas del día anterior. Es importante que, cuando finalices tu jornada, puedas organizar tu espacio para arrancar la mañana siguiente con tu mente y partiendo del orden que establezcas para ese día.
Elimina las interrupciones
Cecilia es diseñadora gráfica y trabaja con varios clientes de forma online desde su casa. Hace tiempo que no llega a completar las tareas que le solicitan porque se distrae ante cada notificación que recibe en su teléfono. Hasta la promoción del día en la aplicación de pedidos y mensajes de WhatsApp sumando la actividad en sus redes sociales, destina casi tres horas de su día en ellas y no llega a completar sus tareas. A todos nos ha pasado de distraernos con las alertas del celular.
Por eso, una de las primeras medidas que debes tomar para concentrarte y administrar mejor tu tiempo es silenciar las notificaciones de las aplicaciones que no necesitas. Esto hará que no te disperses tan seguido y puedas enfocar tu atención a lo que realmente debes hacer durante más tiempo. Así también sabrás que cuando te llegue una alerta al celular, es realmente importante y requiere de tu atención.
El descanso también importa
Para poder lograr todo lo anterior, es necesario que puedas descansar bien. Si quieres ser productivo y aprovechar las horas de tu día al máximo, no basta solo con tener un sistema de organización perfecto, necesitas descansar correctamente. Cuando descansamos, le damos a nuestro cuerpo y mente la capacidad para reiniciarse, bajar la presión sanguínea, y bajar la ansiedad y el estrés. Intenta hacer pequeños descansos a lo largo del día. Eso hará que puedas volver a concentrarte con más energía. El cerebro humano puede concentrarse por un periodo corto de tiempo.
Es importante que escuches a tu cuerpo para estar fresco y renovado cada mañana y cansado, pero satisfecho, por haber logrado tus objetivos por las noches.
Como hemos visto, empezar a cambiar la forma en la que te organizas y administras tu tiempo depende de simples y pequeños pasos. Con dedicación y disciplina, podrás ir incorporando cada uno de ellos y así lograr ser más productivo. Estos fueron algunos consejos para administrar mejor tu tiempo. Cuéntanos qué te ha parecido y si tienes alguna sugerencia, déjanos tu comentario. Estaremos encantados de responderte. Recuerda compartirlo con tus amigos para ayudarlos en su educación financiera.
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