Cómo organizarte para ser más productivo
En nuestro día a día, estamos cargados de cosas para hacer. Si no sabemos organizar todo esto, nos genera un estrés enorme y, por consiguiente, somos menos productivos. Hoy quiero mostrarte cómo organizarte para poder ser más productivo y cumplir estos proyectos.
Este método fue escrito por David Allen en su libro en español «Organízate con eficacia». Comenzamos con la recopilación, donde se recolecta toda la información sobre tus tareas y proyectos. Saca de tu cabeza todo lo que tengas que hacer y ponlo en un buen lugar. Puede ser cualquier acción que realices en tu entorno familiar, personal y profesional. No importa si es muy pequeño lo que tengas que hacer, todo debes ponerlo en la bandeja de entrada.
Procesar
En este paso, revisaremos todo lo que hemos reunido y haremos un análisis rápido de todo lo que está en nuestra bandeja. Es aquí donde detectaremos las tareas importantes y las menos importantes. Si encuentras una tarea que se lleva menos de dos minutos, es momento de levantarte y hacerla. Esta regla de los dos minutos se refiere a tareas como contestar una llamada, limpiar el escritorio, etc. Estas cosas no las escribirás en ninguna de las listas.
Organizar
En este paso, crea cuatro listas:
- Lista de proyectos: son aquellos que están formados por muchos pasos. Por ejemplo, una boda o escribir un libro.
- Lista de acciones: son las tareas que debe realizar en cada una de las áreas que forman un proyecto. Por ejemplo, en el caso de la boda, necesitas comprar el vestido, alquilar el local, elegir el menú, etc.
- Lista de las cosas que darás seguimiento: son las cosas, proyectos y tareas que vas a revisar en primer lugar.
- Lista de las cosas en espera: son esas cosas que esperan su turno mientras realizas las demás.
El paso organizar es muy importante, ya que te dirá qué hacer antes y después, además de ser un motor de inspiración para dar el siguiente paso.
Evaluar
Significa revisar periódicamente tus actividades a realizar. Debes tener las listas siempre a mano, de modo que tu mente no tenga que guardar y trabajar para no olvidar información. Evalúa a la semana, donde revises todo tu proyecto, las listas de proyectos activos, lista de acciones, orden del día y proyectos en espera.
Es el momento de reunir y procesar todas las cosas, de modo que este es un inicio despejado al día completo.
Terminar
Por último, tenemos hacer. Los cuatro pasos anteriores son menos complicados que este, y con la práctica lograrás realizarlo sin gastar tanto tiempo. En la etapa «hacer», debes elegir una tarea de una lista que prepares y realizarla. Pronto lograrás terminar todos tus proyectos. No olvides que de nada sirve tener todo organizado si no lo llevas a la práctica. Ahora ya tienes tu lista y tus proyectos de acción. Céntrate en desarrollar las áreas y verás cómo llegar hasta la meta sin tanto estrés.
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